Vom Zettel
zur fertigen Rechnung.
Notiz fotografieren, Leistung antippen, senden. PaperIn liest Name und Anschrift aus Ihrer Handschrift, erstellt eine saubere PDF-Rechnung und verschickt sie per E-Mail – direkt vom Handy.
www.malerei-sommer.de
Lindenstr. 12
40625 Düsseldorf
GiroCode„Die Aufträge standen auf Zetteln. Die Rechnungen entstanden abends, Zeile für Zeile abgetippt.“
Zettel → Excel → Word-Vorlage → Drucken → Scannen → E-Mail → ein Foto
So ist PaperIn entstanden: aus einem ganz normalen Arbeitsalltag, in dem Kundendaten auf Zetteln landen – im Kundengespräch, auf der Baustelle, unterwegs im Auto.
Statt die Notizen später in Excel zu übertragen, die Rechnung zu formatieren, zu drucken und wieder einzuscannen, wird der Zettel jetzt direkt nach dem Auftrag fotografiert. Den Rest erledigt die App: Anschrift erkennen, Kundenkartei anlegen, Rechnungsnummer vergeben, PDF erstellen, versenden.
Wer lieber mit Dateien arbeitet, lädt einfach ein Anmeldeformular als PDF, eine Word-Datei oder eine Excel-Liste hoch.
Drei Schritte. Meist
unter einer Minute.
Zettel fotografieren
Name, Anschrift und E-Mail werden aus der Handschrift erkannt – oder aus PDF, Word, Excel und CSV. Vorhandene Kunden finden Sie per Suche.
≈ 10 SekundenLeistung antippen
Ihre Leistungen mit festen Preisen liegen bereit. Anzahl wählen, Netto, Mehrwertsteuer und Gesamtbetrag rechnet die App.
≈ 5 SekundenSenden
Die PDF-Rechnung geht mit fortlaufender Nummer per E-Mail raus. Auf Wunsch mit Kopie an Sie und mit GiroCode zum Bezahlen.
≈ 5 SekundenProbieren Sie es selbst.
Das Handy ist die echte Bedienung im Kleinen – mit Beispieldaten. Es wird nichts gespeichert und keine E-Mail verschickt.
- 1Zettel fotografieren
Tippen Sie auf das Kamera-Feld. Die Demo nimmt einen Beispielzettel. - 2Leistung wählen
Mit „+“ Arbeitsstunden oder die Anfahrt hinzufügen. - 3Vorschau & Senden
Die E-Mail-Adresse ist schon erkannt. Einmal „Senden“ tippen. - 4Zahlung abhaken
Unter „Rechnungen“ eine Rechnung öffnen und als bezahlt markieren. - 5Überblick behalten
Im Dashboard sehen Sie offene Beträge und Umsatz pro Monat.
Alles, was kleine Betriebe wirklich brauchen.
Kein Buchhaltungsprogramm mit hundert Menüs, sondern ein schneller Weg von der Leistung zur bezahlten Rechnung.
Erfassen Handy
Handschrift erkennen
Foto vom Notizzettel genügt. Die Angaben erscheinen zum Prüfen im Formular.
Dateien hochladen
PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx), CSV oder Bild. Bei Listen wählen Sie den passenden Kunden aus.
Kundenkartei
Jeder Empfänger wird automatisch gespeichert und ist beim nächsten Mal mit zwei Buchstaben gefunden.
Rechnung PDF
Saubere PDF mit Ihrem Logo
Mit allen Pflichtangaben: fortlaufende Nummer, Steuernummer, Leistungsdatum, Netto, Mehrwertsteuer, Bankverbindung.
GiroCode
Der QR-Code auf jeder Rechnung füllt die Überweisung in der Banking-App aus.
Stornorechnung statt Löschen
Mit eigener Nummer und Bezug zur Originalrechnung – so wie es das Finanzamt erwartet.
Bezahlt? Überblick
Status mit einem Fingertipp
Offen, überfällig, bezahlt, storniert – auf einen Blick.
Zahlungserinnerung
Freundlich formuliert, automatisch nach einer festen Anzahl Tage oder erst nach Ihrer Freigabe.
Dashboard und Export
Umsatz pro Monat nach Rechnungsdatum oder Zahlungseingang, Umsatzsteuer je Quartal, CSV-Export für Excel und Steuerberatung.
Sicherheit Ihre Daten
Eigener Server, eigene Daten
Die App läuft auf Ihrem Webspace. Rechnungen und Kundendaten bleiben bei Ihnen.
Zugänge mit Rollen
Administrator mit Verwaltung oder Mitarbeiter, der nur Rechnungen schreibt. Einladung per E-Mail.
Zwei-Faktor-Anmeldung
Optional mit Authenticator-App. Fotos und Dateien werden nur zur Erkennung übertragen und nicht gespeichert.
Zwei Wege, gleiche App.
Als WordPress-Plugin
- Hochladen und aktivieren wie jedes Plugin
- Eigenes Zugangssystem, unabhängig von WordPress-Konten
- Läuft auf einer Unterseite oder Subdomain
Eigenständig
- Dateien per FTP hochladen, Adresse aufrufen, fertig
- Einrichtung in zwei Minuten, ohne Datenbank-Kenntnisse
- Läuft bei üblichen Hostern ab PHP 7.4
Beide Varianten nutzen denselben Kern. Neue Funktionen kommen für beide gleichzeitig.
Für alle, die lieber arbeiten
als Rechnungen tippen.
Ideal bei überschaubaren Leistungen mit festen Preisen und Rechnungen an Privatpersonen. Ob Ihre Leistungen umsatzsteuerpflichtig sind, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung – der Steuersatz ist einstellbar. E-Rechnung für Geschäftskunden (XRechnung, ZUGFeRD) auf Anfrage.
Gut zu wissen.
Brauche ich WordPress?
Nein. PaperIn gibt es als WordPress-Plugin und als eigenständige Version für jeden üblichen Webspace ab PHP 7.4. Beide nutzen denselben Kern.
Wo liegen meine Rechnungs- und Kundendaten?
Auf Ihrem eigenen Webspace. Rechnungen, Kundenkartei und PDFs liegen geschützt auf Ihrem Server, nicht in einer fremden Cloud.
Was passiert mit den Fotos meiner Notizen?
Für die Erkennung wird das Foto an den KI-Dienst übertragen, den Sie mit Ihrem eigenen API-Schlüssel hinterlegen. Es wird nicht gespeichert. Ohne Schlüssel tippen Sie die Angaben einfach selbst ein.
Funktioniert das am iPhone und an Android-Handys?
Ja. PaperIn läuft im Browser, am Handy genauso wie am Computer.
Kann ich mein eigenes Logo und meine Texte verwenden?
Ja. Firma, Logo, Leistungen und Preise, Rechnungsnummern, Texte und die Farbe der App stellen Sie in der App unter „Einstellungen“ ein.
Und die E-Rechnung?
PaperIn erstellt PDF-Rechnungen mit allen Pflichtangaben. Eine E-Rechnung für Geschäftskunden (XRechnung, ZUGFeRD) gibt es auf Anfrage.
Interesse? Ich richte es mit Ihnen ein.
Sagen Sie mir kurz, wie Sie heute Rechnungen schreiben. Ich melde mich innerhalb von zwei Werktagen mit einer Testinstallation und beantworte Ihre Fragen.